Trasabilitate
Este clar când a intrat documentul, unde se află și cine trebuie să acționeze.
Organizarea documentelor
Administrare documente într-un circuit clar și verificabil
Organizăm primirea, verificarea, clasificarea, predarea și evidența documentelor după reguli convenite cu echipa ta.
Potrivire
Ce poate include fluxul
Serviciul nu înlocuiește arhivarea legală specializată, dar organizează documentele operaționale și responsabilitățile zilnice.
- Înregistrarea documentelor primite și asocierea lor cu proiectul sau furnizorul corect.
- Verificarea elementelor obligatorii și semnalarea informațiilor lipsă.
- Clasificarea în foldere și nomenclatoare convenite cu clientul.
- Urmărirea documentelor care necesită aprobare, răspuns sau completare.
Ce primești
Mai multă trasabilitate, mai puține căutări
Mai puține omisiuni
Listele de verificare reduc documentele incomplete și termenele ratate.
Predare simplă
Structura poate fi înțeleasă și continuată de membrii echipei.
Proces de lucru
Cum construim circuitul documentelor
Inventar
Identificăm tipurile de documente și sursele lor.
Reguli de clasificare
Stabilim denumiri, foldere, responsabilități și termene.
Prelucrare curentă
Înregistrăm, verificăm și distribuim documentele.
Raportare
Semnalăm lipsurile, blocajele și documentele care așteaptă acțiune.
Întrebări frecvente
Clarificări înainte de colaborare
Răspunsurile sunt orientative. Condițiile finale depind de situația analizată și de serviciul stabilit prin ofertă.
Puteți lucra cu documente digitale și fizice?
Fluxul poate include ambele categorii, dacă sunt stabilite clar predarea, accesul și responsabilitățile.
Serviciul include arhivare legală?
Nu implicit. Putem organiza arhiva operațională; serviciile de arhivare supuse unor cerințe speciale trebuie contractate separat.
Putem folosi structura noastră existentă?
Da. Adaptăm fluxul la instrumentele și nomenclatoarele deja folosite, dacă acestea sunt funcționale.
Următorul pas util
Servicii și informații relevante
Ai o situație concretă?